Maria Beunder leerling van de opleiding Innovatief Vrijwilligersmanagement wil haar eindopdracht met ons delen. Lees haar metamorforse hier:
Opdracht Presentatie: mijn “metamorfose”: Van uitvoerder naar coördinator
Mijn presentatie gaat over hoe ik mijn vrijwilligers meekrijg in het proces van hun “leunen” en afhankelijkheid (van mij) naar zelfstandige vrijwilligers. Ik ga dan veel meer naar een rol van coördinator. Ik wil dit doen door te schrijven over mijn “probleemstelling” op mijn werk, waarbij ik de tips die ik tijdens mijn presentatie van de groep heb gekregen wil (gaan) gebruiken in de praktijk. Hierbij gebruik ik theorie van flexibiliteit (e-learing Movisie) en verandermanagement (boek “hoe krijg je ze mee”van Annemarie Mars) als onderbouwing.
Ik wil van uitvoerder naar begeleider en coördinator gaan, en de vrijwilligers zelf verantwoordelijkheid geven.
Hoe krijg ik mijn vrijwilligers mee in het verandertraject van afhankelijkheid en “leunen” op mij naar vrijwilligers die zelf de verantwoordelijkheid nemen en binnen welke grenzen en kaders moet het vrijwilligerswerk liggen zodat het werkbaar en leuk blijft?
Huidige situatie op mijn werk:
Sinds 1 mei van dit jaar werk ik bij het Leger des Heils als buurtsteunpuntmedewerker bij “Bij Bosshardt” Zoetermeer (als ik het over Bij Bosshardt of het buurtsteunpunt heb bedoel ik daarmee BB Zoetermeer, maar het zou ook op andere Bij Bosshardts toegepast kunnen worden (landelijk zijn er 23), (naar een idee van majoor Bosshardt). De functie van het buurtsteunpunt is niet helemaal helder. Dit buurtsteunpunt staat in een wijk waar veel allochtonen en ook ouderen wonen en veel mensen in de bijstand zitten en die (hierdoor) vaak problemen hebben; financieel, echtscheiding, jeugdzorg, eenzaamheid, slecht Nederlands spreken, etc. De vrijwilligers zijn bijna altijd buurtbewoners, waardoor ze ook (vaak) deze problemen hebben. Aan de andere kant, zijn ze wel heel creatief omdat ze het vaak moeilijk hebben en weinig geld te besteden hebben. Mijn voorgangster Marion was sinds 1,5 jaar coördinator bij “bij Bosshardt”en toen is het ook officieel geopend. Zij heeft geen opdracht gehad hoe het ingevuld moest worden en heeft toen de deuren opengezet, met het idee van : iedereen is welkom. Er kwam toen een groep allochtone vrouwen en een aantal vrijwilligers (ongeveer 10) meldden zich aan als gastvrouw. Zo is het die al die 1.5 jaar gebleven. Deze allochtone vrouwen hielden andere groepen uit de wijk tegen te komen omdat er veel in de eigen taal wordt gesproken en er nauwelijks op hun kinderen wordt gelet, waardoor er vaak overlast is. Er wordt vanuit gegaan dat de coördinator of de vrijwilligers op de kinderen letten. Marion deed dat dan ook als zij er was. Zij was fulltime aanwezig (er was zelfs een tijdje nog iemand voor 9 uur per week daarnaast ook aan het werk) en heeft (mede daarom) veel uitvoerend gedaan. Ook omdat er geen visie was over de aanpak heeft ze zelf haar eigen invulling eraan gegeven. Ook deed ze veel dus vaak hetzelfde als de vrijwilligers; daarnaast deed ze nog wat coördinerende/organiserende taken. Zo is het al die tijd gebleven. Toen ik kwam was het nu TE flexibel, want er waren geen grenzen. Het gebeurt regelmatig dat vrijwilligers gewoon niet komen (ook vanwege de problemen zoals hierboven beschreven) en ook niet afbellen omdat ze gewend waren dat Marion er was. Ook hebben ze veel vragen en zijn ze onzeker over hoe het nu dan “moet”. Ik praat hier veel met ze over. Echte weerstand hebben sommige vrijwilligers wel, maar ze weten ook dat deze verandering uitgevoerd wordt en ze daarin geen keuze hebben. Ze “leunen” te veel op mij en nemen daardoor te weinig verantwoordelijkheid en ook initiatief. Ze zien mij ook steeds als :“de baas” en beslissen daardoor zelf heel weinig. Ik wil ze juist leren dat ze zelf verantwoordelijkheid moeten nemen over hun werk en niet teveel op mij moeten “leunen”.
E-learning Movisie Ik heb hierbij gebruik gemaakt van een e-learning module van Movisie; die heet “vinden en binden van vrijwilligers”. Jan Willem de Gast gaf mij deze tip. Het gaat voor een groot deel ook over het vinden en binden van vrijwilligers, maar ook of juist flexibiliteit is een belangrijk onderdeel van deze module.
Het “vinden” gaat vooral over het aanpassen van het aanbod, de organisatie en/of begeleiding aan de wensen en behoeften van de vrijwilliger; organisaties moeten dus leren hier flexibel op in te spelen om meer en andere typen vrijwilligers aan te spreken en het “binden” kijken of ze gemotiveerd blijven door bijv. te kijken of er voldoende uitdaging en ontwikkeling is. Je kan vrijwilligers kennis laten maken met verschillende activiteiten zodat ze kunnen kijken wat ze het liefste doen.
Ik wil het vooral hebben over de kant van de vrijwilliger, omdat die in deze tijd van “Shopcultuur” en druk met allerlei dingen zijn wensen heeft , en niet meer elke maandagmiddag koffie komt schenken, zoals vroeger. De vraagt rijst dan: Binnen welke grenzen en kaders moet het vrijwilligerswerk liggen om het flexibel te kunnen laten zijn/houden?
Mijn aanleiding was om het te hebben over flexibiliteit, maar gaandeweg kwam ik erachter dat het meer richting verandermanagement ging, en dan in het kader van: welke kaders en grenzen moet ik aan mijn vrijwilligers geven om ze daar te krijgen waar ik ze hebben wil?
Adviezen uit de groep:
Ik heb de groep gevraagd mee te denken in de omslag die ik in mijn werk wil en moet gaan maken. De volgende adviezen kreeg ik:
Corinne: positief kijken naar de mensen en ze positief benaderen, ik vertelde dat ze “lastig” zijn en van alles “mankeren”
Diana: kijk naar de presentatie en het boek : “hoe krijg je ze mee?” van Annemarie Mars
En eerst deze verandering doorvoeren en er een positieve groep van maken, dan pas andere vrijwilligers erbij, want in deze sfeer willen ze niet beginnen.
“vertel ze wat je gaat doen (misschien samen met hen) en neem ze mee in je verandering” want als ze niet weten wat je gaat doen, is er (nog meer) kans dat ze er niet in meegaan.
“heb het niet over de 18 uur die je werkt, maar meer over wat en hoe je het wil gaan doen”.
“waarom doen deze mensen vrijwilligerswerk?”
Voor mij is het belangrijkste wat ik hieruit gehaald heb: positief en met energie naar mijn werk gaan (positieve energie) en de vrijwilligers vertellen en meenemen in wat ik wil gaan doen. Ik heb hierbij het boek “hoe krijg je ze mee” van Annemarie Mars geraadpleegd. Sommige adviezen gebruik ik al in het verandertraject, anderen wil ik gaan gebruiken.
Theorie uit “hoe krijg je ze mee”
Uit dit boek is vooral hoofdstuk 5 – “interactie” – een fase waar ik nu in zit. Ik zit nu in de fase instrueren/ uitleggen/overtuigen, maar soms ook nog mededelen/informeren, omdat ik heel vaak moet herhalen wat ik wil gaan doen en het moet “indalen” bij de mensen, wat logisch is. Vorige vergadering zei ik nog : “ik ben geen Marion maar Maria” om het kracht bij te zetten.
Wat betreft het juist niet hebben over de 18 uur die ik nu werk, vind ik in het hoofdstuk “urgentie” terug dat het juist wel goed is het probleem te benoemen, zodat mensen gestimuleerd worden om uit de ontkenningsfase te komen. In het boek staat “veel weerstand kan worden voorkomen door de al behandelde krachten, urgentie, ambitie en planning goed te benutten.” Ik denk wel dat ik het niet alleen over die 18 uur moet hebben, maar juist ook over wat ik niet meer doe en wat ik wel ga doen.
Het hoofdstuk (3) over “ambitie” laat zien dat het goed is de verandering bij de start concreet te maken, dit is ook het “meenemen in mijn verandering” in plaats van als de verandering al aan de gang is, want dan zal de weerstand op grond van onzekerheid en onvolledige informatie groot zijn geworden. Als ik ze niet meeneem zal ik achteraf nog veel meer tijd en moeite in moeten steken dan als ik het bij de start doe.
Het verandertraject wat ik ingezet heb
Het ontwikkelen van een beleid en visie (mijn manager is daar nu – samen met mij en mijn collega – mee bezig ). Nu lijkt de handelingswijze sterk af te hangen van persoonlijke visies en meningen. Binnen de organisatie zijn er verschillende ervaringen met ‘Bij Bosshardt’ en is er weinig eenduidigheid. Daarom is er op dit moment behoefte aan visie en beleid voor ‘Bij Bosshardt’. De functie van BB moet duidelijk worden, voor de organisatie zelf maar vooral voor de buurt (bewoners) en ook hetgene wat onderscheidend is in de wijk om ernaartoe te komen en om er vrijwilligerswerk te komen doen moet helder worden (er zijn in deze wijk al veel voorzieningen voor allerlei (doel)groepen. Hierdoor komt er voor de vrijwilligers en bezoekers ook veel meer duidelijkheid (handvatten, regels, etc.). Mijn visie is dat Bij Bosshardt – na enige jaren – een zelfstandig buurtsteunpunt wordt, waar vrijwilligers zelfstandig werken met minimale begeleiding. Hiervoor zijn onderstaande stappen nodig;
-vrijwilligers stimuleren het zelf te doen door ze vertrouwen te geven (ze positief benaderen en positief naar ze kijken): als vrijwilligers tegen mij zeggen dat ik bijv. kinderen aan moet spreken op hun gedrag (een uitvoerende taak) zeg ik dat ze dat ook zelf kunnen doen en dit herhalen als dit nodig is. Ik wil ze juist leren dat ze zelf verantwoordelijkheid moeten nemen over hun werk en niet teveel op mij moeten “leunen”. Bijvoorbeeld door zelf af te spreken wie er wanneer is. Maar ook om nieuwe en andere activiteiten te gaan doen bij “bij Bosshardt” zodat de activiteit van hun wordt. (bijv een vrijwilligster die al heel lang aerobicles wil geven met een groep heb ik gestimuleerd om dat te gaan doen, ze is net begonnen). Dat is mijn veranderingsproces wat ik eigenlijk meteen ben ingegaan. Ik heb ik mijn vorige baan (bij Humanitas als buurtkamermedewerker) ook altijd zo gewerkt. En dit werkte voor zowel de vrijwilligers als mezelf heel goed.
- Ik heb ze eerst uitgelegd dat ik “maar” 18 uur heb en dus niet hetzelfde kan doen als Marion maar ook dat zij het (uitvoerend) werk moeten doen en ik geen vrijwilliger ben. Ik wil dat ze begrijpen dat dit betekent dat ik in die uren “coördinatortaken” moet doen in plaats van uitvoerend werk.
-duidelijk mijn “coördinatortaken” communiceren naar alle vrijwilligers, zodat zij weten wat ik wel en wat ik niet doe.
-vergaderen (de vrijwilligers hadden niet eerder vergaderd), zodat ik de vrijwilligers “mee kan nemen” in de verandering en zij hun ervaringen tegen mij en elkaar kunnen vertellen waar we vervolgens weer mee verder kunnen. Ook bespreken hoe we deze verandering samen (denken te gaan) vormgeven.
We moeten kijken wat er nodig is om hen ook daadwerkelijk verantwoordelijk te laten zijn, en ook dat alle vrijwilligers gelijk aan elkaar zijn, zodat niet de een zich meer verantwoordelijk voelt en ook is dan de ander. Bijv. een cursus, training, etc?
Ook lijkt het mij goed om huisregels te hebben zodat er handvatten voor de vrijwilligers zijn waar ze op kunnen terugvallen. Hier moeten dingen in staan over opruimen en over respect en over het doel van BB, dan hebben de vrijwilligers handvatten om op terug te vallen, zodat ze hun werk goed kunnen doen en dit ze vertrouwen geeft. Hier wil ik het de volgende vergadering met de vrijwilligers over hebben en deze wil ik daarna z.s.m. ophangen zodat ze nageleefd kunnen worden.
-Ik wil nieuwe vrijwilligers erbij, het liefst die al bekend zijn, zodat ik een gevarieerde groep vrijwilligers heb, van “voor mijn tijd” en nu. Deze vrijwilligers kunnen uit de doelgroep zelf komen, zodat zij zelf het aanspreekpunt zijn voor die groep en het hun activiteit is waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Zij waren dus niet de oude werkwijze van mijn voorgangster en zichzelf gewend en kunnen meteen aan de nieuwe manier van werken wennen en kunnen zo (hopelijk) de huidige vrijwilligers in dit veranderingsproces meenemen. Het is nu nog vooral inloop en weinig activiteiten, maar we willen een gevarieerd activiteitenprogramma starten, waarin “voor ieder wat wils is” en ook meerdere doelgroepen aangetrokken worden. Hiermee krijg ik ook nieuwe vrijwilligers en ander soort vrijwilligers erbij. Hiermee trek ik ook ander vrijwilligerswerk aan, door te kijken naar wat zij willen en ik wil dat zij een groep vertegenwoordigen die nog niet in het buurtsteunpunt komt, zodat via de vrijwilliger doelgroepen bereikt worden die er nu nog niet zijn.)
-Als laatste maar niet onbelangrijk vind ik het belangrijk om ze te laten weten dat ik eindverantwoordelijk ben en over belangrijke dingen (blijf) beslis(sen). Dit geeft voor de vrijwilligers een gevoel dat ze op me terug kunnen vallen en het niet alleen hoeven doen. Hier moet wel heel duidelijk in worden wat de vrijwilligers beslissen en mogen doen en wat ik beslis en doe. Daarom blijft (veel) communicatie dmv vergaderen maar ook persoonlijk contact belangrijk.
Nabeschouwing (wat mijn verwachtingen zijn van deze veranderingen, en hoe ervaar ik ze zelf) Ik merk dat de vrijwilligers door wat ik verteld heb van mijn “omslag” al veel meer zelfstandig werken, en ook door de vergaderingen die ik met ze houd waar ik dit onderwerp bespreek kunnen ze dingen vragen waar de anderen ook wat aan hebben. Ik merk ook dat het enige tijd nodig heeft, want soms denken ze nog dat ik in de uitvoering dingen doe, ik wijs ze dan op dat zij daarvoor zijn of dat ik er een vrijwilliger voor zoek.
Ik ben positief over de toekomst omdat ik al een aantal dingen “voor elkaar heb gekregen” die ik voor ogen had. Ik ben dan ook erg benieuwd hoe het er over een half jaar uitziet.
